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五分钟迅速了解电子数据交换EDI

订单交付和货物运输等活动产生了大量的交易数据，企业需要上传、传输和下载这些数据。传统的手工操作效率低下，而且容易出错，于是电子数据交换技术应运而生，它提高了物流业的效率和准确性，增加了货物在运输过程中的可见性和可追溯性。

1.什么是电子数据交换？

电子数据交换（Electronic Data Interchange，缩写EDI）是贸易伙伴之间商业文件的数据交换系统，计算机之间用标准的电子格式交换文件，例如采购订单、发货记录和库存文件。

EDI是计算机用同一种“语言”进行交流，所以不需要人类参与，它消除了手工输入数据的工作，提高了效率和准确性。

EDI使用的是一种标准化的、结构化的沟通方式，然而传输数据可以用多种方式，包括文件传输协议（File Transfer Protocol）、电子邮件或是超文本传输协议（Hyper Text Transfer Protocol）。这就像是我们都用中文交流，可以用手写或是微信文字来传递信息一样。

为了让不同的系统能够进行交流，就需要一套转换信息的标准，把内部数据“翻译”为标准的电子格式。

目前全球有2个主流的标准，首先是由联合国开发的国际标准（Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport，缩写EDIFACT)。

其次是美国在1979年制定的ANSI X12标准。两套标准的功能很相似，只是在结构形式上略有不同。

数据交换系统被配置完成后，它们就可以通过一个安全的网络直接相互通信。根据企业的业务场景需要，数据可以实时或按计划进行交换。

2.EDI的运行原理

1）准备EDI文件

准备EDI文件涉及几个不同的任务。其中一项重要工作是数据映射（Data Mapping）,它包括获取源数据，并将其映射到电子文件中的适当字段。

举个例子，我有一张采购订单需要通过EDI传给供应商，在订单上有这些字段，包括订单号、商品件号、数量、送货地址和金额等。

我们可以阅读这些字段上的内容来了解订单的具体信息，但是供应商的系统看不懂这些信息，需要把数据放到接收系统特定的字段里才行，这个步骤就是映射。

在映射的过程中，数据也得到了验证，被检查是否有遗漏或是错误，并且确保数据的格式是正确的，符合标准的规定。

准备文件的最后一步是电子数据交换测试，它确保数据的接收方能够传输和处理数据。

2）将文件翻译成EDI格式

这是将源文件中的数据转换为EDI标准要求的格式和结构。这一步至关重要，因为它确保数据的结构和格式易于被接收方处理。

数据翻译使用电子数据交换翻译软件，自动将数据转换为标准电子格式。这种软件还可以处理数据验证、合规和EDI文件的测试。

3）向商业伙伴传输文件

传输过程在电子数据交换中也很重要。它能确保信息及时准确地传递给预定的接收者。企业需要与商业伙伴建立一个安全和可靠的通信方法。

一旦建立起了连接，企业之间就可以进行EDI交换。这涉及到将文件包装成特定的格式，也就是EDI信封，然后通过网络发送。在EDI文件传输之后，我们还要进行确认，并跟踪文件的接收。

3.EDI的组成部分

1）数据元素

数据元素（Data Elements）是在EDI文件中最小的数据单位，例如公司名称、物品名称、数量、价格等。

2）数据段

数据段（Segment）是逻辑上相互关联的数据元素组，如采购订单中与物品相关的编号、数量、单位和价格等。

3）EDI信封

EDI信封是一组数据段，包含关于发送方和接收方的信息，商业文件的类型，以及任何安全或路由信息。

4.EDI的优点和缺点

与人工方法相比，EDI可以提供许多好处。然而，实施EDI需要投资技术，培训员工，并可能需要改变公司现有的业务流程。此外，EDI可能只适合于某些企业。

1）EDI的优点

a.降低运营成本

EDI可以显著降低企业的运营成本。自动化处理可以大幅减少人工成本，使企业能够更有效地管理供应链，并减少与库存管理有关的成本。

b.更快的数据传输

电子数据交换的传输是瞬间完成的，企业能够快速处理和响应大量的交易活动。合作伙伴之间的信息共享速度也很快，使得各方能够采取快速行动应对市场变化。

c.减少传输错误

通过消除对人工数据输入和纸质交易的需求，减少人工数据输入错误，从而提高数据的准确性。使用标准的EDI格式，对商业交易进行实时跟踪和监控，使企业能够迅速发现并纠正错误。

d.更好的客户体验

EDI提高了数据的准确性，并提供了实时可见性，使企业能够快速响应客户需求。由于EDI实现了更快、更有效的沟通，订单执行的速度和效率也有所提高。使用EDI可以提高客户的服务水平和忠诚度。

e.改善报告和安全

电子数据交换使用HTTPS和VPN等安全协议来传输数据。这些安全协议确保数据通过安全和加密的连接进行传输和接收，有助于保护数据免受未经授权的访问和泄露。

f.环保可持续

使用电子数据交换可以减少对纸张的需求。电子数据交换还简化了操作和流程，帮助企业减少能源消耗。

2）与使用电子数据交换有关的风险

尽管电子数据交换有许多好处，但也存在一些风险。第一个风险是安全问题。由于EDI交易涉及交换敏感信息，安全的不确定性可能导致数据泄露和财务损失。

另一个风险是在数据交换过程中可能出现的错误。电子数据交换依赖于标准化的格式，但如果没有正确使用适当的格式，数据就可能出现错误。电子数据交换系统还取决于各组织系统的可用性，这些系统也可能出现意外的停机，导致数据无法传输。

总结一下，EDI是一项古老的数据传输技术，已经问世了五十多年，所以在技术上非常成熟。尽管它有些过时，但是在许多公司中使用了多年，很难在短期内被新技术替代，在数据传输应用中仍有一席之地。